Assistante Administratif

Djenair

  • Aïn Benian, Alger Cheraga, Alger
  • CDD
  • Temps-plein
  • Il y a 16 jours
DJENAIR ALGERIEPROFIL GENERALASSISTANTE ADMINISTRATIVEPOUR LA GESTION INTERNE/EXTERNE DU BUREAUDEFINITION DU POSTEL'assistante a pour mission d'assister à la gestion de la gérance de A à Z;Prendre les appels entrants/sortants du téléphone fixe du bureau de Direction ;Rédiger et gérer les contrats sous-traitants et fournisseurs administratifs ;Établir et suivre les commandes entrantes/sortantes des sous-traitants et fournisseur Administratifs ;Suivre l'exécution des commandes à terme (entre fournisseur et DJENAIR) ;La prospection de nouveaux sous-traitant, fournisseurs, partenaires de DJENAIR ;L'assistance de A à Z à la préparation administrative des appels d'offres ;CONDITIONS GENERALESLangue française parfaitement parlée, écrite - Anglaise souhaitée parlée, écrite ;Utilisation et maîtrise des outils bureautiques, spécialement (Word, Excel);Organisée et ayant le sens de l'organisation par priorité ;Habitant AIN BENIAN ou entourage (moins de 1 heure de trajet) ;Permis de conduire. (Préférable mais non obligatoire selon lieu de résidence.📌 Atouts du poste :
Polyvalence, capacité à prioriser les tâches, discrétion professionnelle, aisance relationnelle et rédactionnelle, disponibilité, intégrité et sens d'initiative.FORMATION, COMPETENCES ET QUALITES REQUISESFormation en gestionFormation en économieFormation en commerceAvec ou sans ExpérienceMISSIONVotre mission consistera notamment mais non limitativement à :1. Gestion administrative et organisationnelle quotidienne : rédaction, mise en forme et suivi de documents (courriers, rapports, tableaux, présentations).Rédiger, mettre en forme et relire des documents administratifs (courriers, notes, rapports, présentations, procès-verbaux).Saisir et mettre à jour les données dans les logiciels bureautiques de l'entreprise.Gérer la réception, le tri, l'enregistrement, la numérisation et la diffusion du courrier entrant et sortant.Assurer l'archivage physique et électronique selon les procédures internes et les obligations légales.Mettre en place et tenir à jour des tableaux de suivi (suivi de commandes, échéanciers, indicateurs de performance).Assurer l'accueil physique des visiteurs et partenaires.Assurer les RDV et agenda de la Gérance.Entretenir une communication fluide entre les différents services internes et les partenaires externes.2. Accueil physique et téléphonique : filtrage des appels, prise de messages, orientation des interlocuteurs internes et externes.3. Gestion des agendas et organisation des réunions : planification, réservation de salles, préparation des dossiers et comptes rendus.Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et événements internes/externes.Réserver les salles, préparer le matériel et assurer la logistique des réunions.Rédiger et diffuser les comptes rendus, notes de synthèse et ordres du jour.4. Suivi et traitement du courrier : réception, tri, enregistrement et diffusion interne.5. Gestion des bases de données et archivage : mise à jour, classement physique et électronique des documents.6. Suivi des commandes et des fournitures : approvisionnement en matériel, relations avec les fournisseurs.7. Appui administratif aux différents services : préparation de dossiers, saisie de données, relances et suivi des échéances.Assister les services comptables dans le traitement des factures, notes de frais et rapprochements.Préparation du nécessaire à l'établissement de la G50 ; CNAS ; CASNOS.Suivre les commandes de fournitures, gérer les stocks et négocier avec les fournisseurs.Participer à la préparation de dossiers techniques, commerciaux ou juridiques.Effectuer des relances auprès des clients et fournisseurs selon les besoins.8. Contribution à la gestion RH : suivi des congés, préparation des documents d'embauche ou de formation (selon l'organisation).Préparer les dossiers d'embauche, de formation et de suivi du personnel.Suivre les absences, congés, visites médicales et autres obligations légales.Assurer la confidentialité et le respect du RGPD dans la gestion des données personnelles.9. Veille et respect des procédures internes : application des règles administratives et participation à leur amélioration.Et en général,Mettre tout en œuvre pour réaliser les objectifs qui vous seront assignés.En capacité d'assurer et d'exécution toutes les missions administrative et commerciale confiées ou estimées nécessaire par le supérieur hiérarchique et la direction.

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